Призначений для підвищення рівня опрацювання звернень громадян шляхом автоматизації таких процесів, як реєстрація отримання звернень, призначення виконавців, визначення термінів виконання резолюцій.

Програма розроблена відповідно до Закону України "Про звернення громадян" від 02.10.1996 р № 393/96-ВР та Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форми власності, в засобах масової інформації, затвердженої Постановою КМУ 348 від 14.04.1997 р.

На сьогоднішній день реєстрація звернень громадян у ряді виконкомів міських рад здійснюється за допомогою програмного модуля «Звернення громадян» системи «KAI - Документообіг».

Користувачі системи заповнюють основні реквізити в реєстраційно-контрольних картках. Виділяються різні форми звернень: письмові, особистий прийом, матеріальна допомога. На підставі сформованих реєстрів звернень можливе формування різних журналів, звітів, аналізів. Зручно представлена інформація дає можливість всебічно аналізувати усі звернення як за конкретний день, так і за будь-який період. Це допомагає виявити актуальні проблемні питання громадян та оперативно вживати дієвих заходів щодо їх вирішення.

Довідкова інформація системи заповнена на підставі класифікатора звернень громадян, сформованого постановою Кабінету Міністрів України №348 від 14.04.1997 р відповідно Закону України «Про звернення громадян» №393 / 96-ВР від 02.10.1996 р. Автоматизована робота реєстрації звернень громадян, що надійшли на гарячу лінію державної установи "Урядовий контактний центр".

«Звернення громадян»:

На базі KAI-Документообіг виконаний проект для автоматизації роботи дозвільних центрів Дніпропетровської області. Система «Моніторинг роботи дозвільних центрів області» впроваджена в 35 міських і районних дозвільних центрах. На кожен вид адміністративної послуги розроблено технологічну карту, в якій чітко, «покроково», прописана вся необхідна процедура, від прийняття заяви до отримання конкретного документу.

Щоденний електронний моніторинг роботи дозвільних центрів області - це реальна можливість своєчасного прийняття управлінських рішень. Впровадження програми електронного моніторингу дозволило зменшити в 10 разів число порушень термінів видачі документів дозвільного характеру суб'єктам господарювання. Відвідувачі центру мають можливість залишити своє електронне звернення до керівництва облдержадміністрації за допомогою сенсорних інформаційних кіосків.

На базі обласної адміністрації організований канал передачі даних, за допомогою якого, щодня здійснюється обмін актуальною інформацією посилками XML формату. Програмне забезпечення дає можливість всебічно проаналізувати всі етапи проходження адміністративних процедур, які надійшли в кожен районний та міський дозвільний центр Дніпропетровської області за будь-який період часу, вести щоденний моніторинг прийняття управлінських рішень органів виконавчої влади та місцевого самоврядування.

У системі реалізована функція імпорту даних в графічному вигляді та можливість формування статистичних звітів, що дозволяють бачити кількісні параметри документів, що знаходяться в тій чи іншій стадії виконання. Це дозволяє розміщувати актуальну інформацію про роботу дозвільних центрів на інформаційному веб-порталі області "Відкрита влада".

В рамках проекту реалізований доступ до публічної інформації за допомогою інформаційних терміналів. Для цього було спеціально розроблено програмне забезпечення, яке має простий і зручний графічний інтерфейс. Використання інформаційних терміналів дозволяє:

• відображати актуальну інформацію про терміни та ефективності виконання дозвільних процедур;
• здійснювати пошук заявником свого звернення;
• переглядати нормативні документи та регламент роботи служб дозвільного центру.

Призначення, функціональні можливості програмного забезпечення

Основний функціонал модуля «Облік адміністративних послуг»:

Муніципальна геоінформаційна система (ГІС) управління земельними ресурсами - система обліку земельних кадастрів для оперативного збору, накопичення, аналізу кадастрових даних та автоматизації документообігу з обліку земельних ділянок та суб'єктів господарювання.

Функціональні можливості

• реєстрація заявки на отримання правовстановлюючих документів на земельні ділянки;
• ведення реєстру землекористувачів
• кількісний і якісний облік земельних ділянок за категоріями і цільовим призначенням;
• створення і ведення електронної карти міста (району);
• підтримка документообігу;
• виконання складних запитів і швидкий пошук інформації;
• ведення складних запитів і швидкий пошук інформації;
• ведення архівної інформації за земельними ділянками та землекористувачами;
• захист інформації і розподіл прав доступу;
• облік правовстановлюючих документів.

Реєстрація заявок

• єдина реєстрація документів за допомогою реєстраційної картки заявки;
• використання шаблону текстових значень для реквізитів «зміст», «резолюція»;
• визначення місцезнаходження документів, позначення кольором документів за місцем знаходження;
• використання довідників для реквізитів «форма надходження», «земельна ділянка», «кореспондент», «резолюція», «виконавці», «процес обробки документів»;
• автоматичне визначення останнього власника земельної ділянки;
• визначення виконавців по резолюції керівництва, встановлення контрольних термінів виконання;
• розміщення сканованих копій вихідного пакету документів.

Реєстр земельних ділянок та землекористувачів

• внесення реквізитів землекористувачів та земельних ділянок;
• територіальний поділ за районами міста або населеними пунктами;
• автоматизоване заповнення полів реєстрів земельних ділянок та землекористувачів при імпорті даних з обмінних файлів;
• формування реєстру обмінних файлів;
• поповнення векторної карти земельних ділянок на підставі даних з обмінних файлів.

Облік документації

• єдина реєстрація документів для всіх видів документів;
• створення документа, заповнення його реквізитів;
• збереження сканованих копій документів;
• гнучкий механізм додавання або видалення реквізитів документа;
• відстеження результату виконання документа;
• автоматизоване створення проектів документів і рішень;
• автоматичне формування документів на підставі шаблону;
• підключення шаблонів (MS Word) для кожного типу документів з визначенням терміну дії;
• можливість зміни шаблонів;
• контроль дотримання термінів виконання;
• автоматичний розподіл документів між виконавцями;
• оперативне нагадування термінів виконання документів;
• ведення єдиного електронного архіву;
• формування номенклатури справ;
• ведення реєстру документів, списаних у справу;
• контроль термінів зберігання.

Роботи з електронними картами

• створення електронних карт місцевості, населених пунктів, споруд;
• використання растрового матеріалу (скановані карти паперових носіїв, файли аерофотозйомки, супутникові знімки тощо);
• доступ до графічної і текстової інформації;
• підтримка місцевих систем координат;
• робота з земельним кадастром при обробці правовстановлюючих документів;
• побудова карти на підставі даних обмінних файлів форматів IN4 і XML;
• отримання атрибутивної інформації з бази даних за зазначеними земельними ділянками;
• переведення і візуальне відображення на карті земельних ділянок за зазначеними критеріями;
• використання графічної інформації про кожну земельну ділянку в векторному форматі;
• виконання вимірювань: розрахунок площі, відстані, кутів тощо.

Формування звітності

• автоматичне формування реєстрів та статистичної звітності за певними критеріями;
• формування звітів, що містять дані активної таблиці;
• експорт даних з реєстрів і довідників у формати MS Word, MS Excel.

Адміністрування та захист

• авторизація та обмеження доступу за допомогою аутентифікації користувачів;
• делегування користувачам повноважень згідно з їх посадовими інструкціями;
• протоколювання дій користувачів;
• установка, розподіл та контроль прав доступу до бази даних;
• резервне копіювання бази даних та захист інформації.

Впровадження дозволить

• підвищити ефективність управління земельними ресурсами;
• прискорити створення та узгодження правовстановлюючих документів на землю;
• поліпшити якість прийняття управлінських рішень;
• прискорити процеси реформування земельних відносин, відстеження змін земельного фонду;
• оптимізувати інформаційну взаємодію учасників діловодства;
• спростити пошук атрибутивної і картографічної інформації;
• забезпечити режим конфіденційності.